Раскрываем неочевидную историю рассылок внутри компании. Показываем, чем полезен инструмент, и рассказываем, как им пользоваться.
Компания может использовать один или несколько каналов корпоративной коммуникации: печатный или электронный журнал, интранет (общее рабочее пространство), социальные сети, электронную почту и др. Сейчас мы расскажем, для чего бизнесу корпоративная рассылка и как ее запустить.
Какие задачи решает корпоративная рассылка?
Корпоративная рассылка – инструмент, который в первую очередь облегчает работу HR-специалистов. Одним письмом можно быстро распространить информацию по всей компании, в том числе по ее филиалам и удаленным сотрудникам.
С помощью корпоративной почты можно:
- Мотивировать сотрудников. Рассказывайте о жизни компании, ее планах и успехах, благодарите тех, кто принимал участие в конкретном проекте, делитесь отзывами клиентов.
- Вводить в коллектив новых сотрудников и обучать их. Представляйте новичка и обеспечивайте его всеми необходимыми материалами (ценности компании, распорядок дня, важные контакты и др.), чтобы он быстрее освоился на новом месте и ничего не забыл.
- Упразднить некоторые совещания и встречи. Сэкономьте время и деньги: если конкретную планерку можно заменить рассылкой, так и сделайте – коллеги скажут вам спасибо.
- Узнавать мнение сотрудников. Создавайте опросы и собирайте обратную связь.
О чем пишут в корпоративной рассылке?
В зависимости от инфоповодов выделяют две основные группы: рассылки о компании и о сотрудниках.
Рассылки о компании
Сюда относим все, что связано с организацией: новости, дайджесты, презентации новых продуктов/сервисов, планы, награды и премии, отзывы клиентов, статьи о компании в СМИ, заметки руководителя и т.д.
Дайджест
Составляйте подборки полезных материалов, например, лучших публикаций в блоге за определенный период или новостей бизнеса. Отличный пример – рассылка с подведением итогов месяца от лица руководства. Так вы подчеркнете открытость и прозрачность компании.
Успехи компании
Делитесь с сотрудниками хорошими новостями по проекту, чтобы все причастные гордились проделанной работой, а у остальных появился стимул трудиться еще эффективнее. Это может быть номинация на премию, упоминание в СМИ, преодоление планки продаж или другой показатель успеха, актуальный для вашей ниши.
Отзывы клиентов
Регулярно направляйте письма с отзывами, чтобы замотивировать сотрудников на более продуктивную работу. Оценки клиентов помогают разобраться в потребностях ЦА и причинах недовольств, а также обратить внимание команды на определенные моменты. Приводя негативные отзывы, советуем не указывать имя сотрудника, если оно встречается в тексте, – провинившийся без этого поймет, о ком речь, для других отзыв станет стимулом не повторять подобных ошибок. Не зацикливайтесь на плохом – обязательно демонстрируйте и положительные реакции на продукт/услугу.
Рассылки о сотрудниках
В эту группу относим письма, посвященные сотрудникам: поздравления, приглашения на мероприятия, сообщения о повышении или переводе в другой отдел/на другую должность, благодарности, уведомления о приеме на работу нового сотрудника, памятки о распорядке дня и пр.
Приветствие нового сотрудника
Представляйте нового сотрудника коллективу через рассылку. Из письма коллеги узнают его Ф. И. О., должность и то, как он выглядит. Хорошо, если будут указаны способы связи. Это упростит коммуникацию и позволит новичку быстрее влиться в команду.
Полезная информация для нового сотрудника
Отправляйте новым сотрудникам приветственную рассылку или серию писем, в которой объясните, к кому обращаться, если появятся вопросы. Можно приложить ссылки на обучающие материалы или прикрепить файлы к письму. Это обязательно поможет новичку скорее освоиться.
Приглашение на мероприятие
Подогревайте интерес к корпоративным мероприятиям через анонсы. Накануне не забудьте напомнить о событии, а после встречи обязательно поделитесь итогами, фотографиями и впечатлениями – такие рассылки помогают сплотить команду.
Поздравление с днем рождения
Поздравительная рассылка точно порадует именинника. Позаботьтесь о том, чтобы пожелание звучало искренне. Текст не должен быть одинаковым для всех сотрудников. За несколько дней до события можно отправить коллегам напоминание о предстоящем празднике, естественно, исключив при этом из рассылки именинника.
Как запустить свою корпоративную рассылку
Запустить корпоративную рассылку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Это займет какое-то время, но по этому пути достаточно пройти один раз.
Шаг № 1: Выберите инфоповоды
Не стоит сразу же запускать все возможные типы рассылок. Выберите форматы, которые наиболее актуальны для вашего бизнеса. Для начала можно остановиться на ежемесячном дайджесте событий и письмах с обучающими материалами для новичков.
Шаг № 2: Определитесь с ответственным лицом
Определитесь, кто будет заниматься внутренней email-коммуникацией: HR-специалист или другой сотрудник. Это может быть один человек или несколько в зависимости от задач.
Шаг № 3: Подготовьте макеты писем
Корпоративные рассылки делятся на автоматические и регулярные.
Триггерные и транзакционные рассылки отправляются автоматически. Например, новому сотруднику приходит ознакомительная информация и обучающие материалы. В редких случаях могут понадобиться обновления, но в целом продумать время отправки, оформление и содержание письма достаточно один раз.
Контент для массовых рассылок, например, подборка новостей фирмы, будет разным для каждой рассылки – подбирать его нужно регулярно.
Шаг № 4: Настройте отправку
Мы рекомендуем сделать выбор в пользу сервиса для email-рассылок, и вот почему:
- Вы сможете делить получателей на группы, например, по отделам. Так письма получат только заинтересованные в них люди, а сотрудники других департаментов не будут отвлекаться на рассылку, которая их не касается.
- Вы сможете автоматизировать отправку: не нужно выбирать вручную новичков, которым предназначена приветственная серия писем, или именинников для поздравлений. Сервис все сделает за вас: просто подготовьте соответствующие шаблоны.
- Вы сможете анализировать рассылку: сколько сотрудников читают ваши письма, какие форматы популярнее.
Чем больше сотрудников, тем удобнее пользоваться сервисом, а не отправлять рассылку вручную через почтовую программу.
Шаг № 5: Соберите фидбэк
Чтобы сделать корпоративную рассылку более эффективной, интересуйтесь мнением сотрудников, спрашивайте: что хотели бы изменить, какие письма вызывают больший отклик и пр. Это можно сделать с помощью все той же рассылки: создайте опрос, проанализируйте результаты и внесите коррективы в ваши письма.
Правила эффективной рассылки
Чтобы вашу рассылку с интересом читали (и неважно, речь о письмах для клиентов или коллег), придерживайтесь этих простых правил.
- Не пишите без повода. Почтовые ящики сотрудников и без того ломятся от писем. Не захламляйте их еще больше – пишите только по делу.
- Отразите в заголовке содержание рассылки. По теме должно быть сразу понятно, о чем пойдет речь в письме. Избегайте двусмысленности. Хороший пример – «Итоги августа 2020».
- Убедитесь в читаемости. Письмо должно быть таким, чтобы его суть можно было уловить, даже пробежав текст по диагонали. Добавляйте подзаголовки, делайте отступы между абзацами, разбивайте длинные предложения на несколько коротких. Шаблоны для этой цели более предпочтительны и наглядны.
- Не отправляйте письма слишком часто. Если материалы не срочные, объедините их в группы и подготовьте дайджест – цените время сотрудников.
Рассылка не заменит собой живое общение на 100 %, но здорово его дополнит. Облегчить рабочие процессы поможет вам сервис DashaMail. У нас есть все необходимое для пользователей с любым уровнем подготовки: готовые дизайнерские шаблоны, персонализация, детальная статистика – попробуйте, уверены, у вас обязательно получится!