Как Shtab сократил онбординг и стал получать больше кликов: кейс автоматизации рассылок по API с DashaMail

Автоматизация и ускорение выполнения рутинных действий — одна из самых актуальных рабочих тенденций. Сервисы email-маркетинга помогают частично решить эти задачи.

Например, в DashaMail можно автоматически передавать данные по API или через готовые интеграции, отслеживать действия или бездействие пользователей на сайте, изменения значений полей в CRM и полностью автоматизировать отправку нужных сообщений клиентам.

Наш клиент, платформа управления проектами Shtab, использует API для загрузки контактов и их данных из внутреннего хранилища аналитики в сервис DashaMail, а также для последующей настройки авторассылок с разными сценариями для отдельных сегментов.

Заглянули в личный кабинет и пообщались с командой Shtab, чтобы узнать, как всё устроено, и поделиться с вами.

О клиенте: чем занимается команда Shtab?

Shtab — российская платформа совместной работы: задачи и проекты, база знаний, цели, учёт времени и отчёты в одном пространстве. Сервисом пользуются более 54 000 компаний, от команд из трёх человек до банков и промышленных холдингов, среди них СДЭК, Северсталь, Dodo и Skillbox.

Как команда Shtab интегрировала DashaMail со своим программным стеком

Shtab использует DashaMail для коммуникации с пользователями платформы. Контакты передаются бесшовно благодаря интеграции по API.

DashaMail предоставляет гибкие инструменты интеграции, которые позволяют подключить надёжную email-инфраструктуру к любому проекту за считанные минуты. Помимо API вы также можете настроить интеграцию через готовые SDK или стандартный SMTP. 

>>> Узнать больше о возможностях интеграции.

Интеграция Shtab состоит из нескольких этапов:

1. Данные передаются автоматически из внутреннего хранилища аналитики Shtab (DataLake).
2. В зависимости от типа события они попадают в нужную адресную базу в DashaMail с учётом всех дополнительных полей.
3. Настраивается автоматическая цепочка писем по типу события.

Разберем на примере онбординг-цепочки, как именно это реализовано.

Авторассылка для онбординга клиентов

Шаг 1. В адресную базу с помощью API выгружаются данные пользователя из внутреннего хранилища аналитики.

Для выгрузки используется метод add_member_batch. Этот метод в DashaMail упрощает передачу большого количества контактов и снижает нагрузку на обе системы.

Контакты сразу квалифицируются: руководители и собственники бизнеса выгружаются с меткой «Создатель команды». Это важно, так как процесс онбординга в систему для руководителей команды и владельцев бизнеса сильно отличается от обучения линейных сотрудников, поэтому и цепочки писем отправляются разные.

Шаг 2. Внутри адресной базы создаются два сегмента: один — для пользователей с меткой «Создатель команды», второй — для всех остальных.

Шаг 3. В «Автоматизациях» настраиваются две автоматические цепочки: для «Создателей команды» и для всех остальных.

Механика запуска у обеих цепочек одинаковая и предельно простая: стартовое событие — добавление подписчика в основную адресную базу, а дальше срабатывает фильтр по сегменту. У цепочки для руководителей условие «email содержится в сегменте «Создатель команды»», у второй — зеркальное «email не содержится в этом сегменте». 

То есть новому контакту не нужно назначать цепочку вручную или заводить под неё отдельную базу: достаточно, чтобы система аналитики передала метку — DashaMail сам направит человека в нужный сценарий. Когда цепочка отработала, подписчик автоматически удаляется из автоматизации, чтобы не попасть в неё повторно.

Различаются цепочки не только длиной, но и смыслом. Руководителю важно быстрее увидеть ценность продукта для всей команды: его письма ведут от создания первого проекта к подключению сотрудников, реальным кейсам других компаний и записи на демо.

Линейному сотруднику ценность нужно показать в его собственной ежедневной работе — поэтому его серия построена вокруг настройки профиля, работы с задачами и инструментов отображения. Ожидания у этих аудиторий разные, и статистика это подтверждает: письма для сотрудников стабильно открывают и кликают активнее, чем письма для руководителей.

Тайминг настраивается там же, в конструкторе автоматизаций: можно задать и отправку сразу после события, и паузу в несколько часов или дней, и фиксированное время суток. Команда Shtab использует это, чтобы письма приходили в удобные утренние часы и с комфортными для пользователя интервалами, а не сыпались подряд.

Как изменился онбординг: от объёмной цепочки к ключевым смыслам

Первая версия онбординга была большой и подробной: серия растягивалась на две недели и последовательно проводила пользователя почти по всему функционалу — от первого проекта до мобильного приложения и финального письма о завершении обучения.

Статистика показала характерную картину: первые письма работали хорошо, но уже к середине серии открываемость падала примерно вдвое, а кликабельность — в несколько раз. Пользователь успевал «выгореть» раньше, чем цепочка заканчивалась.

Тогда команда сократила онбординг до сути, оставив только те письма, которые закрывали ключевые шаги первого знакомства с продуктом. Результат по обеим цепочкам можно видеть наглядно в таблице:

• кликабельность первого письма в цепочке для сотрудников выросла с 3,06% до 4,13%, значит контент письма стал лучше попадать в читателей;
• открываемость последних писем в цепочке для сотрудников выросла до 7,32%, хотя раньше OR составлял 4,87%. А значит, короткая версия не теряет аудиторию к финалу: её последние письма открывают в полтора-два раза активнее, а кликают в несколько раз чаще, чем письма на тех же позициях в длинной версии.

Перестройка цепочки при этом не потребовала переделки интеграции: данные и сегменты остались прежними, изменилась только сама автоматизация в интерфейсе DashaMail.

Протестируйте DashaMail и автоматизации для своего проекта бесплатно до 100 подписчиков и 2000 писем. 

Триггерные рассылки Shtab в DashaMail

Команда Shtab также использует платформу DashaMail для отправки триггерных рассылок в ответ на заданные события.

Например, рассылки отправляются конкретным RFM-сегментам. Внутренняя программа перебирает базу, проводя автоматический RFM-анализ, и передаёт контакты в DashaMail уже разложенными по сегментам — платящие и неплатящие, лояльные и нелояльные. Под каждый сегмент формируется цепочка или отдельное письмо, если это разовая акция: welcome-рассылка, реактивационная цепочка писем, письма на удержание и апсейл.

«Так сервис DashaMail помогает нам поддерживать коммуникацию с клиентами на всём пути — от регистрации и первого проекта до продления подписки», — Александр Стихарев, основатель и генеральный директор Shtab.

Триггеры Shtab запускает через API: компании удобнее держать логику событий внутри собственной системы, а DashaMail использовать как инструмент доставки. При этом сам сервис позволяет собирать авторассылки обоими способами — и через API, и через интерфейс, так что часть сценариев команда настраивает прямо в «Автоматизациях».

Welcome-цепочка после мастера настройки

Отдельный сценарий встречает пользователей, которые прошли мастер первичной настройки продукта. Здесь хорошо видно, зачем нужны дополнительные поля: цепочка не просто отправляет письма по расписанию, а на каждом шаге проверяет значение поля, переданного из внутренней системы. Если пользователь уже выполнил нужное действие, серия для него завершается — дальше человек получает продуктовые письма, а не напоминания о том, что он и так сделал.

Такая логика даёт заметный эффект: кликабельность приветственных писем выросла с 22,38% до 30,24%, то есть письма читают ровно те, кому они действительно нужны, и сразу переходят в продукт.

NPS-опросы

В DashaMail у Shtab настроены и NPS-сценарии — письма, которые собирают оценку лояльности пользователей. Они отправляются не по всей базе, а по биллинговым сегментам, отдельно для:

• пользователей на бесплатном тарифе; 
• тех, у кого закончился пробный период;
• платящих клиентов. 

Данные о тарифе приходят в DashaMail всё по тому же API, так что каждому сегменту задаётся свой вопрос и свой момент отправки.

Вебинарная воронка и интеграция с МТС Линк

Второй большой блок работы — вебинары. Здесь цепочка начинается ещё до DashaMail: мероприятие создаётся в МТС Линк, и благодаря интеграции адресная база под это мероприятие появляется в DashaMail автоматически со всеми зарегистрировавшимися участниками. Команде не нужно выгружать списки вручную, сводить их в таблицах и загружать в сервис: база готова к работе сразу.

Дальше по каждой базе идёт серия писем:

• анонс — приглашение на вебинар;
• напоминание — незадолго до эфира;
• пост-релиз — запись и материалы для тех, кто участвовал или регистрировался.

Отдельно стоит отметить разницу в отклике: пост-релизы по «тёплым» базам участников конкретного мероприятия открывают в несколько раз активнее, чем массовые анонсы по всей базе пользователей, а доля кликов у них выше на порядок. Это наглядно показывает, зачем вообще нужна сегментация — и почему её стоит делать на уровне данных, а не на этапе написания письма.

Массовые рассылки

Помимо автоматизаций команда регулярно отправляет и массовые кампании по базе пользователей:

• продуктовые дайджесты — ежемесячный обзор обновлений к каждому релизу платформы;
• анонсы обновлений — например, отдельное письмо о выходе новой версии мобильного приложения;
• вебинарные анонсы и напоминания по всей базе;
• акционные кампании — распродажи и спецпредложения, которые собираются в мини-серии из нескольких писем: прогрев, анонс и дожим;
• сезонные активации — например, серия писем к «чёрной пятнице»;
• информационные и праздничные письма — поздравления и новости компании;
• контентные рассылки — материалы по методологиям и практикам управления, полезные аудитории продукта.

Всю работу по планированию рассылок команда ведёт в самом Shtab. Для настройки сценариев и отправки писем использует DashaMail. 

Какие возможности API DashaMail использует сервис Shtab?

Shtab использует следующие возможности API DashaMail:

• передачу дополнительных полей;
• возможность создания дополнительных полей;
• информацию о времени последнего действия пользователя;
• передачу меток;
• биллинговые данные (идентификаторы, тариф);
• дополнительную аналитику (наличие клиента в том или ином RFM-сегменте).

Почему для решения своих задач команда Shtab выбрала сервис рассылок DashaMail?

В 2022 году компания была вынуждена заменить свою предыдущую систему на отечественный аналог.

При выборе подходящего сервиса был сделан упор на следующие факторы:

• наличие пакетных тарифов с количеством писем и их стоимость;
• функциональный и понятный API;
• возможность создания персонализированных рассылок.

«Нам было важно держать логику событий у себя, а доставку отдать сервису, под который не придётся подстраивать систему. У DashaMail оказался понятный API и пакетные тарифы, которые видно заранее. За четыре года мы перестроили весь онбординг и ни разу не тронули интеграцию» — Александр Стихарев, основатель и генеральный директор Shtab.

Так началось сотрудничество команды Shtab с DashaMail, которое длится уже 4 года.

Тоже хотите передавать данные и отправлять авторассылки по API или, возможно, вам будет удобнее делать это в интерфейсе? Протестируйте сервис DashaMail на бесплатном тарифе: до 2000 писем и до 100 подписчиков, решите, что подходит именно вам. 

*Обратите внимание! Для открытия API на бесплатных аккаунтах необходимо обратиться в техподдержку на сайте или по адресу support@dashamail.ru