Как написать серию писем для продвижения вебинара и собрать полную аудиторию

Вы организовали вебинар и жаждете поделиться ценными знаниями со своей аудиторией? Отлично! Но даже самый крутой вебинар без грамотного привлечения участников рискует остаться незамеченным. И здесь на помощь приходит email-маркетинг — один из самых эффективных способов рассказать о вашем событии и привести на него аудиторию.

Секрет успеха в серии писем, планомерно прогревающих интерес и создающих ажиотаж вокруг события. Эта статья — ваш гид по созданию таких писем, от завлекающих анонсов до напоминаний в последний момент.

Почему нужно использовать письма-приглашения на вебинар?

Email-рассылка — это прямой канал связи с вашей аудиторией, который позволяет:

• Информировать зарегистрировавшихся: Напомнить о дате и времени, рассказать о теме и спикерах, мотивировать не забыть подключиться.
• Подогреть интерес аудитории: Повысить ценность вебинара в глазах участников, показать выгоды участия, усилить желание подключиться «вживую».
• Привлечь новую аудиторию: Дать возможность узнать о вебинаре подписчикам, клиентам, пользователям сайта, которые еще не знают о мероприятии.

По статистике более половины участников вебинаров регистрируются после получения email-приглашения.

Подготовка к рассылке: фундамент вашего успеха

Прежде чем отправлять первое письмо, уделите время планированию email-кампании. Четкая стратегия — залог высокой явки и эффективности вашего вебинара.

1. Составьте контент-план рассылки

• Определите этапы рассылки: анонсирование, приглашение, напоминания. Помните, что стратегия серии писем завязана на дате вебинара: чем ближе к ней, тем чаще должны отправляться письма.
• Продумайте содержание каждого письма: какую информацию важно донести на каждом этапе?
• Выберите оптимальную частоту отправок: не спамьте, но и не дайте аудитории забыть о вебинаре.

2. Определитесь с дизайном писем

• Используйте единый фирменный стиль: логотип, цвета, шрифты.
• Добавьте изображения и баннеры: визуальный контент делает письма привлекательнее.
• Сделайте важные элементы заметными: кнопки призыва к действию, дату и время вебинара.

Забудьте о сложностях верстки и дизайна! DashaMail предлагает большой выбор готовых шаблонов писем для вебинаров, которые помогут вам быстро и легко создать привлекательную рассылку. 

Преимущества использования готовых шаблонов:

• Экономия времени и ресурсов: выбирайте подходящий дизайн из готовых вариантов и просто добавьте свой текст и изображения.
• Адаптивность под все устройства: шаблоны DashaMail корректно отображаются на компьютерах, планшетах и смартфонах, что гарантирует комфортный просмотр вашим подписчикам.
• Разнообразие стилей и форматов: найдите шаблон, который идеально впишется в стиль вашего бренда и отразит тематику вебинара.
• Простота редактирования: интуитивный редактор DashaMail позволяет легко настраивать шаблоны под ваши задачи: менять цвета, шрифты, добавлять свои логотипы, изображения, кнопки и другие элементы.

Создавайте эффективные email-рассылки с DashaMail без лишних затрат и усилий!

Пример структуры письма

Тема письма: [Вебинар] + ваша завлекающая тема + дата и время. 

1. Заголовок: Интригующий, цепляющий внимание.

2. Вступление: Кратко представьте себя/компанию, тему вебинара и его ценность для участника.

3. Основная часть:

• Подробно раскройте содержание вебинара.
• Представьте спикера и его опыт.
• Подчеркните выгоды участия.
• Добавьте призывы к действию.

4. Бонусы и специальные предложения: Расскажите о дополнительных материалах, скидках или других бонусах для участников.

5. Практическая информация: Укажите дату, время, ссылку на регистрацию/трансляцию, технические требования.

6. Заключение: Поблагодарите за внимание и призовите к действию.

3. Придумайте вовлекающую тему письма

Тема — это первое, что увидит получатель. Сделайте ее интригующей, чтобы замотивировать открыть письмо. Как найти цепляющую тему? 

• Ответьте на вопрос: «Зачем пользователю посещать этот вебинар?».
• Сформулируйте главную выгоду: какую проблему решит вебинар, какие знания даст, в чем поможет?
• Используйте цифры, вопросы, интригу: «Как удвоить продажи за 3 месяца?», «5 секретов успешного запуска стартапа», «Бесплатный вебинар, который перевернет ваше представление о…»
• Укажите дату и время: «[Вебинар] 15 марта в 19:00: Как создать продающий сайт».

Воспользуйтесь инструментом DashaMail «Рекомендации тем от ИИ» — виртуальный помощник улучшит вашу тему и предложит ее различные варианты, чтобы повысить открываемость писем.

4. Напишите информативное и цепляющее вступление

Вступление должно сразу дать ответы на главные вопросы:

• Кто приглашает? Укажите название компании/бренда.
• Тема вебинара? Кратко сформулируйте суть.
• Дата и время? Четко обозначьте, когда пройдет вебинар.
• Польза участия? Покажите, что получит участник.

Советы по оформлению вступления:

Используйте баннер: добавьте изображение, отражающее тему вебинара.

Выделите важную информацию: жирным шрифтом, крупным кеглем.
Сделайте вступление динамичным: используйте короткие предложения, маркированные списки.

5. Подробно расскажите о содержании и ценности вебинара

• Раскройте тему: Перечислите вопросы, которые будут рассмотрены.

• Представьте спикеров: Укажите имена, должности, опыт работы.
• Опишите формат: лекция, практикум, мастер-класс, вопрос-ответ.
• Покажите практическую пользу: какие инструменты, методики, знания получат участники.
• Расскажите, как полученная информация поможет участникам в работе, жизни, бизнесе. Примеры формулировок:
  «Вы узнаете, как…»
  «Вы научитесь…»
  «Вы сможете…»
  «Этот вебинар поможет вам…»

6. Предоставьте дополнительную мотивацию

Усилить желание участвовать помогут бонусы:

• Практические материалы: чек-листы, шаблоны, инструкции.
• Запись вебинара: доступ к материалам после окончания.
• Специальное предложение: скидка на продукты или услуги.
• Розыгрыш призов: среди участников вебинара.

7. Изложите практическую информацию

• Условия регистрации: ссылка на форму регистрации, инструкция по оплате (если вебинар платный).
• Технические требования: что нужно для участия (компьютер, скорость интернета, программа).
• Контактная информация: куда писать при возникновении вопросов.

8. Создайте призыв к действию (CTA)

Четко объясните, что нужно сделать:

«Зарегистрируйтесь на вебинар прямо сейчас!»

«Забронируйте место — количество участников ограничено!»

«Получите бесплатный доступ к вебинару!»

Сделайте CTA заметным: используйте кнопку с контрастным цветом.

9. Проверьте письмо перед отправкой

Орфография и грамматика: убедитесь, что в тексте нет ошибок. В этом поможет функция «ГлавРед» от DashaMail. Просто нажмите кнопку, и сервис проанализирует ваш текст, найдёт ошибки, опечатки, неудачные формулировки и даст рекомендации по их исправлению.

Работоспособность ссылок: проверьте все ссылки в письме, чтобы они вели на нужные страницы и были корректными.

Отображение на разных устройствах: проверьте, как письмо выглядит на компьютере, планшете, смартфоне. DashaMail предлагает для этого удобный инструмент — «Провидица». Он покажет, как ваше письмо будет отображаться в разных почтовых клиентах (Gmail, Яндекс.Почта, Mail.ru) и на разных устройствах еще до отправки.

10. Дополнительные советы

• Говорите на языке целевой аудитории: используйте понятные термины, примеры, образы.

• Создайте эффект ожидания с помощью таймера: Не заставляйте подписчиков гадать, сколько времени осталось до вебинара! Добавьте в письмо с приглашением наглядный таймер обратного отсчета. Это усилит ощущение срочности и подтолкнет к быстрому принятию решения.

• Добавьте информативное видео: видеоприглашение от спикера или короткий ролик о вебинаре.

• Используйте элементы геймификации: квизы, опросы, конкурсы.
• Персонализируйте письма: обращайтесь к получателю по имени.

Этапы email-рассылки: от интереса к участию

Следуя принципу «от общего к частному», выстройте цепочку писем, которая будет подогревать интерес аудитории и планомерно подводить ее к участию в мероприятии.

Этап 1. Анонс вебинара (за 2-3 недели)

Заинтригуйте темой и представьте спикеров, кратко расскажите, о чем пойдёт речь и какую пользу получат участники. Добавьте кнопку предварительной регистрации или форму сбора контактов.

• Цель: Познакомить с темой вебинара и его ценностью, замотивировать на дальнейшее изучение информации.
• Заголовок: Интригующий, отражающий проблему целевой аудитории, использующий вопросы или цифры. Примеры:
  «Устали терять клиентов? Узнайте секретный метод удержания!»
  «3 ошибки, которые убивают ваши продажи (и как их исправить)»
• Текст:
  Кратко опишите проблему, которую решает вебинар: говорите на языке целевой аудитории, используйте понятные образы.
  Представьте спикера и его опыт/достижения: сделайте акцент на его экспертности в данной области.
  Заинтригуйте форматом и ключевыми моментами вебинара: упомяните, будут ли раздаваться бонусы, чек-листы.
  Добавьте призыв к действию: предложите зарегистрироваться, чтобы узнать подробности и получить место.

В тексте анонса будет полезно «покопаться» в «болях» целевой аудитории. Например, упомяните риски и расскажите, каких проблем и ошибок избегут посетителей вашего вебинара. 

В примере это риски остаться без денег и дома или столкнуться с некачественным строительством. Подчеркните, что ваш вебинар поможет избежать этих ошибок и выбрать правильный путь.

Этап 2. Подогрев интереса (за 1 неделю)

Одно или несколько писем с детальным описанием программы вебинара и расскажите подробнее о спикерах и темах, которые они будут освещать. 

Сформулируйте основные выгоды участия и призовите зарегистрироваться.

Цель: Убедить в ценности вебинара, дать исчерпывающую информацию для принятия решения об участии.

• Заголовок: Фокусируйтесь на выгодах и результатах участия, используйте конкретные формулировки.
  Примеры:
  «Что вы получите, приняв участие в вебинаре «3 ошибки, которые убивают ваши продажи?»
  «Научитесь привлекать в 2 раза больше клиентов с помощью этой простой техники»
• Текст:
  Раскройте подробно программу вебинара: перечислите ключевые вопросы, которые будут рассмотрены.
  Подчеркните преимущества участия: расскажите о бонусах, ограниченных предложениях, возможности задать вопросы спикеру.
  Добавьте отзывы участников прошлых вебинаров: это покажет ценность ваших мероприятий.
  Снова призовите к регистрации: используйте призыв к действию, который подчеркивает ограниченность мест или времени.

На этом этапе важно не только подробно раскрыть тему и программу вебинара, но и усилить доверие к вашей экспертности. Одним из эффективных способов сделать это — посвятить отдельное письмо спикеру.

Почему это важно?

• Люди покупают у людей: за часто сухим перечислением тем и выгод аудитория может не увидеть личности, стоящей за вебинаром.
• Авторитет спикера = авторитет вебинара: чем больше участники будут знать о профессионализме и опыте спикера, тем выше будет их интерес к мероприятию.
• Возможность установить эмоциональную связь: рассказ о спикере позволяет сделать коммуникацию более «живой», близкой и доверительной.

Этап 3. Напоминание и повышение ценности (за 1-2 дня)

Цель: Обеспечить максимальную явку на вебинар, создать ощущение важности события.

• Заголовок: Создайте ощущение срочности и эксклюзивности.
  Примеры:
  «Напоминаем: у вас забронировано место на вебинаре!»
  «Осталось 2 дня до вебинара! Успейте получить чек-лист в подарок.»
• Текст:
  Кратко напомните о теме и дате вебинара: используйте яркое изображение или баннер.
  Усильте призыв к действию: подчеркните ограниченность мест и ценность информации, которую получат участники.
  Добавьте ссылку на трансляцию: выделите текст с ссылкой или используйте CTA, чтобы она не потерялась на фоне рассылки.
  Добавьте призыв скачать календарь события: это поможет участникам не пропустить вебинар.

💡 Добавьте файл-напоминание в для личного календаря!

Предложите участникам скачать файл с событием вебинара. Этот файл автоматически добавит напоминание в Календарь, что повысит вероятность участия. Узнайте больше о файлах-напоминаниях.

Этап 4. Последний шанс (за 1-2 часа)

Цель: Напомнить о старте, дать последний толчок к подключению.

• Заголовок: Создайте ощущение неотложности.
  Примеры:
  «Стартуем через час! Присоединяйтесь к вебинару прямо сейчас!»
  «Вы еще успеваете! Вебинар начинается через 60 минут.»
• Текст:
  Кратко напомните тему вебинара и имя спикера.
  Укажите ссылку на трансляцию: сделайте ее заметной и кликабельной. Не забудьте добавить инструкцию по подключению.

Этап 5. Письмо с записью вебинара (на следующий день)

Поблагодарите всех за участие, предоставьте доступ к записи тем, кто не смог присутствовать. Можно предложить дополнительные материалы по теме вебинара (статьи, чек-листы, презентации) и добавить анонс следующих мероприятий.

Цель: Поддержать связь с аудиторией, дать возможность ознакомиться с материалами тем, кто пропустил вебинар, и продолжить прогрев к следующему действию.

• Заголовок: Создайте ощущение доступности записи и подчеркните ценность материала.
  Примеры:
  «Вы это пропустили? Запись вебинара „[Тема вебинара]“ уже доступна!»
  «[Тема вебинара]: смотрите запись и скачивайте презентацию!»
  «Не успели на вебинар? Мы все записали — смотрите в удобное время!»
• Текст:

Поблагодарите участников: Начните с благодарности всем, кто присутствовал на вебинаре.
Материалы вебинара: Кратко напомните основные выводы и ключевые мысли вебинара. Предложите скачать дополнительные материалы (презентацию, чек-лист, шаблон, упомянутые на вебинаре статьи). Предоставьте ссылку на запись вебинара с четким посылом, что ее можно посмотреть в любое время.
Добавьте призыв к действию: подписаться на соцсети, задать вопрос эксперту, оставить отзыв о вебинаре, воспользоваться специальным предложением (если оно ограничено по времени).
Анонсы: Анонсируйте следующий вебинар или мероприятие по теме, если такое планируется.

Обратная связь: Попросите участников поделиться мнением о вебинаре или пройти опрос.

Дополнительные рекомендации

• Используйте призывы к действию (CTA): ясно и четко формулируйте, что должен сделать читатель: зарегистрироваться, узнать подробности, скачать файл. Используйте глаголы действия: «Зарегистрируйтесь!», «Узнайте больше!», «Скачайте прямо сейчас!».
• Добавляйте визуальные элементы: картинки, баннеры, кнопки делают письма привлекательнее и нагляднее. Используйте качественные изображения, соответствующие теме вебинара.
• Сегментируйте аудиторию: разделяйте базу подписчиков на группы по интересам, этапам воронки продаж, уровню знакомства с вами. Это позволит делать более релевантные предложения и повысить конверсию.
• Тестируйте разные варианты: экспериментируйте с заголовками, текстом, временем отправки, дизайном кнопок. A/B-тестирование поможет определить, какие варианты работают лучше всего для вашей аудитории.
• Анализируйте результаты: отслеживайте открываемость (Open Rate), переходы по ссылкам (Click-Through Rate) и конверсию в регистрацию. На основе данных вносите коррективы в стратегию и содержание писем.

Следуя этим рекомендациям, вы создадите серию email-писем, которая превратит подписчиков в увлеченных участников вашего вебинара!