Есть база e-mail. Как начать с ней работать?

В предыдущих постах мы говорили о том, как легальным способом получить адреса для рассылки, а сегодня разберемся, что делать, когда база уже есть.

Формат данных. В первую очередь, необходимо привести базы в порядок. Желательно, чтобы они хранились в Excel-фале с расширением .xls или .xlsx. В связи с чем, советуем информацию заносить прямо в этот файл, либо, если Вы экспортируете из какой-то программы, и она позволяет, то выгружайте сразу в нужном формате.

Microsoft-Excel

Функционал Excel позволяет легко сортировать данные, удалять дубликаты и содержит еще массу полезных свойств. Записи представлены наглядно и разбиты по столбцам, что очень удобно. К тому же, большинство сервисов для проведения E-mail рассылок позволяют загружать файлы с базами именно в формате xls.

Вид данных. Все содержимое файла должно быть распределено по соответствующим столбцам, например, в первом столбце – электронные адреса строго один под другим. Во втором столбце ФИО (либо ФИО можно разнести на три столбца, в зависимости от того, каким образом Вы будете персонифицировать сообщения), в третьем – город или номер телефона и т.д.

Старайтесь не перегружать базу для рассылок той информацией, которая непосредственно для рассылок не понадобится.

При переносе электронных адресов в базу, например, из бумажных анкет, будьте внимательны, старайтесь не допускать опечаток, так как почтовые программы сами «не додумывают» правильные адреса, а отправляют туда, куда Вы им «говорите».

Например, info@info.r – e-mail с опечаткой уже является неверным и бесполезным в процессе рассылки. Если Вы пользуетесь услугами специализированного сервиса, то там, скорее всего, подобные адреса будут забракованы и отсеяны еще в процессе загрузки базы в программу. В e-mail не должно быть пробелов, запятых и прочих знаков препинания, кроме «.». Регистр значения не имеет – прописная и строчная буква воспринимаются одинаково.

защита базы данных

Где и как хранить базу. Мы уже выяснили, что наработать легальную базу не так легко, поэтому постарайтесь бережно относиться к тем данным, которые уже имеете.

Во-первых, не допускайте к работе «людей с улицы», так как нерадивому сотруднику ничего не стоит «слить» информацию конкурентам. Помимо основной версии на компьютере, имейте дополнительные, желательно на нескольких съемных носителях (диски, флэшки и т.п.). Перед загрузкой базы на сервис для проведения массовых e-mail рассылок, убедитесь, что они гарантируют защиту Ваших данных.

сервис для емейл рассылки

Как работать. Этот вопрос тесно связан с вопросом инструментария – каким образом Вы планируете производить рассылки. Если Вы будете отправлять их через почтовый клиент или специальную компьютерную программу, то желательно общую базу разбить на несколько.

Допустим, Вам надо отправлять разные ценовые предложения для клиентов из Курска и Воронежа, в таком случае, Вы делаете разбиение базы на несколько файлов по параметру «город». То же самое можно произвести по полу, возрасту, товару или программе обучения и т.д.

Специализированные сервисы для проведения массовых e-mail рассылок, как правило, имеют такой функционал, как сегментация, благодаря которому Вы можете не разбивать базу на несколько файлов, а выбирать нужные Вам данные в процессе создания рассылки прямо из нее.

Итак, пока мы рассмотрели чисто технические аспекты работы с подписчиками — без составления контент-плана и проведения самих рассылок. Что же, обо всем это вы узнаете из наших следующих статей.

Следите за обновлениями. Ваша Даша 🙂

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *